Efficiënt werken: we willen het allemaal wel, maar hoe doe je het? En waar haal je de tijd vandaan om het te leren, want je hebt al zo veel werk! Met deze 7 gouden tips leer je stap voor stap in korte tijd efficiënt werken zodat jij meer tijd hebt om te ontspannen en jouw stress de baas te blijven.
1. Ruim je tastbare en digitale werkplek op
Voor wie Marie Kondo nog niet kent: deze Japanse opruimgoeroe heeft niet alleen hele fijne tips voor een opgeruimd huis, maar kan jou ook helpen om van jouw werkplek een geordende ruimte te maken. Een fijne en geordende werkplek heeft namelijk een zeer positieve invloed op efficiënt werken. Volgens Marie Kondo moeten we visualiseren hoe ons ideale werkende leven eruit ziet. Door een opgeruimd bureau en computer, het opruimen van de hoeveelheid vergaderingen en onze tijd, ontdekken we ook wat wel of niet werkt, taken evalueren en concluderen waar we wel of niet blij van worden. Hoe je dat doet kun je lezen in het boek Opgeruimd op het werk van A.W. Bruna Uitgevers en in dit artikel van het AD.
Maak van je homeoffice een oase met de tips van opruimgoeroe Marie Kondo
2. Structureer je werkweek afgestemd op jouw eigen ritme
Zie structuur aanbrengen niet als een immens groot project waar je maanden voor nodig zal hebben. Je kunt vandaag al beginnen met een kleine stap.
1. Stel vast wanneer jij het meest productief bent
Wanneer ben jij het meest productiefst? Waar de één zich ´’s ochtends beter kan concentreren, raakt de ander juist ´’s avonds makkelijker in een flow. Plan de meest moeilijke en grote taken in op jouw piek performance momenten.
2. Maak een ideale dag, week, maand en jaarverdeling
In het boek Rust en regelmaat, wat je kunt leren van het leven in een klooster zeggen ze het zo: ´Een vaste dagindeling geeft meer zekerheid, maakt een betere planning mogelijk en bespaart tijd.´
Wat is jouw ideale ritme? Hoeveel uur wil je eigen werken? En lukt het om jouw werkzaamheden af te ronden in die tijd? En een nog spannendere vraag: hoeveel geld heb je eigenlijk per maand nodig en binnen hoeveel uur werken kun je dit bedrag bereiken? Wat ga je doen met de uren die je niet werkt? Voor ondernemers: wanneer heb jij jezelf voor het laatst deze vragen gesteld?
Hierbij nog meer inspiratie rondom structureren van jouw werkweek:
- Plan tijd in om inspiratie op te doen (en meer tips van Bloggers De Groene Meisjes)
- Stel jezelf een doel waar je warm voor loopt (en meer tips van Katja Linders)
- 5 fouten die ondernemers vaak maken op het gebied van structuur (hashtaglifegoals)
3. Plan alles, ook je pauzemomenten
Efficiënt werken is een kwestie van planning.
Maak tijdsblokken voor je werkzaamheden en doe hetzelfde voor je rustmomenten en privéactiviteiten. Maak bij het verlaten van je kantoor alvast een actielijst voor de volgende dag. Zorg voor een realistische planning met tijdsmarge en start met de haalbare doelen. Als je veel last hebt van stress, neem dan vaker pauze tussen de werkzaamheden door. Ons brein heeft rust en pauzes nodig om daarna extra goed te kunnen presteren.
Je kunt zo nu en dan een pauze nemen om ademhalingsoefeningen te doen, bijvoorbeeld. In mijn blog over Corona-tijd: 5 tips om er het beste van te maken, vind je een ademhalingsoefening die slechts 5 minuten duurt en vrij simpel is. Maar waarvan het rustgevende effect 6 uur aanhoudt.
Wees creatief. Werkoverleggen of calls met klanten kun je ook combineren met een wandeling. Zogenaamde weetings (a walking meeting) zijn steeds meer ingeburgerd en jouw cortisolniveau daalt meteen zodra je start met wandelen. En je krijgt ook weer andere gesprekken, het schept een band om samen te wandelen en je wordt er creatiever van. Als je de wandelingen doet op nuchtere maag, dan heb je éxtra energiewinst. Het lichaam heeft een systeem ontwikkeld dat het mogelijk maakt om met een lege maag toch nog te bewegen en daarbij je vetverbranding op peil te houden om ZELF energie te produceren. In een blog van Holistik lees je meer over de voordelen van nuchter bewegen.
Plan ook ruimte voor lummeltijd. In mijn blog over energiemanagement (de juiste balans vinden tussen inspanning en ontspanning) geef ik tips om te lummelen tijdens werktijd. Wat? Ja écht, ik raad het aan. Na lummeltijd is je focus namelijk veel groter en kun je binnen kortere tijd de werkzaamheden afronden waar je, zonder pauze te vieren, veel langer over zou doen. Als je dit intrigerend vindt, of mij eigenlijk niet gelooft, dan raad ik je het boek van mijn trainer Iris Berger aan: Plan Flow, Organiseer Indianentijd. Een aanrader voor iedereen die graag een betere werk- privébalans zou willen hebben.
Neem contact op met mij op voor een adviesgesprek
Klaar voor een volgende stap?
Voel je dat het tijd is om weer meer rust, energie en regie over je leven te krijgen? Ik begeleid al jaren mensen die zijn vastgelopen door stress, burn-out, trauma of langdurige overbelasting. Samen werken we aan duurzaam herstel, persoonlijke groei en een leven dat weer in balans voelt.
De coachsessies vinden plaats in de natuur rondom Waalwijk of online, zodat je kunt kiezen wat het beste bij jou past.
Plan vrijblijvend een gratis kennismaking of intake. Samen kijken we of mijn manier van werken aansluit bij jouw hulpvraag.
- Plan meteen een kennismaking of intake in: de agenda
- Per email: linda@lindahoogendoorn.nl
- Whatsapp of bel: 06-29581081
4. Prioriteer op basis van urgentie en belang
Begin eerst met het belangrijkste werk, zo haal je altijd je deadlines. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.
Een fijne timemanagement methode is het Eisenhower model. Je kunt dit model gebruiken om beter inzicht te krijgen wat voor jou wel of niet belangrijk of urgent is, met als gevolg: efficiënt werken.
Doen: oplossen van een crisis, medische noodtoestand, deadlines en dringende problemen
Plan: voorbereidingen, persoonlijke groei, work-outs, sociaal engagement
Delegeer (waar mogelijk): crisis van anderen, onnodige onderbrekingen, sommige vergaderingen, overbodige rapportafes, administratie, huishouden
Dump: trivia, spam, andere meldingen, opvul- en vluchtactiviteiten
5. Laat los waar jij geen controle over hebt
Een felle reactie van je manager. Klanten die moeilijk doen over een factuur of niet betalen. Uitblijvende business vanwege corona. Een collega die niet vooruit te branden is. Ruzie thuis of problemen in het gezin of de familie.
De wereld, zorgen over de toekomst, gedrag van anderen: het zijn allemaal zaken waar jij je emotioneel bij betrokken voelt maar waar je geen directe invloed op hebt. En het heeft allemaal effect op je humeur en op je productiviteit. En onbewust besteed je er veel energie aan, negatieve energie. Het maakt je moe en geeft stress, omdat je er geen controle over hebt. Daarom is het effectiever om je te richten op dat waar jij wel invloed op hebt: jouw gedachtes, gedrag en reacties.
Waarop heb jij op dit moment invloed? En waarop niet?
Maak een lijst van zaken waar jij geen invloed op hebt en probeer dat los te laten. Zet er een andere activiteit voor in de plaats waar je wel mee aan de slag kunt. En focus je constant op de werkzaamheden en zaken waar jij wel invloed op hebt. Maak daar een gewoonte van. Dan krijg je meer gedaan dan dat je je constant zorgen blijft maken over zaken die buiten jouw controle liggen.
6. Efficiënt werken: delegeer!
Delegeren kun je leren, is een veelgehoorde kantoorspreuk. En het klopt ook. Alleen moet je wel even weten hoe. Ook is het belangrijk om na te denken of je in de positie bent om te delegeren. Als manager ben je in die positie. Ben je een (kersverse) ondernemer of professional als onderdeel van een team, dan kost delegeren wat meer organiseerwerk.
Tips om te delegeren:
- Maak een lijst met delegeerbare taken met daarbij de meest geschikte persoon om de klus te klaren. Heb je niet meteen een geschikte persoon in gedachten? Raadpleeg dan je netwerk, je kunt bijvoorbeeld een oproep plaatsen via LinkedIn.
- Leg alle details die nodig zijn om de taak goed uit te voeren vast. Zo voorkom je dat je gestoord wordt door de persoon die jouw taken overneemt.
- Geef de persoon aan wie je delegeert alle benodigde bevoegdheden – ook technisch, qua logins en dergelijke.
De beroepsgroep van Virtual Assistants is wereldwijd erg in opkomst, en dat maakt efficiënt werken supermakkelijk. Als je tenminste durft te delegeren aan een virtuele assistent, een persoonlijke assistent die jou virtueel taken uit handen neemt waar jij geen tijd voor hebt. Hoeveel is jouw tijd je waard? Reken het uit en vind iemand met wie het klikt.
Neem voor inspiratie een kijkje op Vlotte Tantes , Virtual Efficiency om een idee te krijgen van hoe dit werkt en wat de tarieven zijn.
7. Durf om hulp te vragen
Vaak lijden we in stilte aan onze problemen, bang dat anderen ons veroordelen en zwak vinden. Maar als je een buurman, je collega, een andere ondernemer familielid of vriendin vraagt om hulp, dan helpt iedereen ontzettend graag. Om hulp vragen, het is een kwestie van lef.
Tips om vaker om hulp te vragen:
- Toegeven dat hulp nodig is, is een teken van kracht. Je durft namelijk toe te geven dat je er zelf niet uitkomt en dat je een probleem hebt. Als het je dan ook nog lukt om je trots en angst opzij te schuiven door om hulp te vragen, dan ben je een superkrachtige professional.
- Je draagt bij aan iemands geluksgevoel door om hulp te vragen. Ap Dijksterhuis, hoogleraar Psychologie aan de Radboud Universiteit en schrijver van het boek Op naar geluk, zegt: ‘De effectiefste manier om gelukkig te worden, is door te proberen anderen gelukkig te maken’. Volgens Dijksterhuis heeft hulp bieden of iets geven aan een ander een sterk effect op het eigen geluksgevoel.
En waarom denk je trouwens dat de hashtag #dtf (durf te vragen) op Twitter zo populair geworden? Iedereen wordt er blij van om een ander te helpen.
Goed zorgen voor jezelf: een investering die goud waard is
Hopelijk heb ik je verder geholpen met dit artikel over efficiënt werken.
Jezelf beter organiseren op je werk, is een grote stap naar meer vrije tijd, rust en uiteindelijk ook geluk. Wat je gaat merken, is dat je dagen gaan over wat écht belangrijk voor jou is. Dat betekent dat jij steeds meer autonomie krijgt, oftewel: steeds meer aan het roer staat van jouw eigen leven.
Een andere manier om goed voor jezelf te zorgen is door jezelf een coach te gunnen die je kan helpen om meer vitaler in het leven te staan. Ook als je geen burn-out hebt of stress, dan kan een coach je helpen om op alle gebieden van jouw leven de juiste mindset te hebben en deze slim in te richten, dichtbij jezelf en jouw dromen.
Als zelfs tekenen ineens een prestatie wordt
Dit gebeurt vaker dan je misschien denkt. Je begint met een ontspanningsoefening en binnen een paar minuten wil je het alweer goed doen. De lijnen moeten netjes. De kleuren moeten bij elkaar passen. Misschien wil je een mooie tekening maken die je zou kunnen bewaren of laten zien. En ineens heb je van je ontspanningsmoment een nieuw project gemaakt.
Als je dit herkent, gebruik het dan als informatie. Want dezelfde patronen zie je vaak ook elders terug.
Altijd je best doen.
Productief willen zijn.
De lat hoog leggen.
Niet zomaar iets mogen doen omdat het fijn is.
Juist dan kan het waardevol zijn om bewust iets te tekenen wat helemaal nergens toe hoeft te leiden.
Je hoeft het zelfs niet te bewaren.
Een stap verder: tekenen wat je voelt
Je kunt tekenen ook gebruiken om te onderzoeken wat er vanbinnen speelt. Stel jezelf bijvoorbeeld eens de vraag:
Als mijn spanning vandaag een vorm of kleur zou hebben, hoe zou die eruitzien?
En begin.
Misschien teken je harde donkere lijnen. Misschien juist iets kleins. Misschien ontstaat er één grote warboel.
Daarna kun je jezelf een tweede vraag stellen:
Wat heeft deze plek in mij nu nodig?
Meer ruimte?
Zachtheid?
Een grens?
Rust?
Beweging?
Warmte?
Voeg dat toe aan je tekening zonder er te veel over na te denken.
Zo hoeft tekenen niet alleen een mentale activiteit te zijn. Het kan ook een ingang worden naar je lichamelijke en emotionele beleving.
Niet alles hoeft met woorden
We proberen veel in ons leven op te lossen door erover na te denken en te praten. Dat is waardevol, maar het is niet de enige ingang naar verandering. Soms weet je lichaam allang dat je over een grens bent gegaan voordat je hoofd dat wil toegeven.
Soms voel je verdriet zonder precies te kunnen uitleggen waarom.
Soms weet je diep vanbinnen dat er iets moet veranderen, terwijl je rationeel nog honderd redenen kunt bedenken om alles hetzelfde te laten.
Daarom werk ik in mijn begeleiding niet alleen met het mentale niveau. Duurzaam herstel gaat voor mij over de mens als geheel. Over het fysieke lichaam en het herstellen van energie en veiligheid. Over emoties die ruimte mogen krijgen. En ook over gedachten, overtuigingen en patronen. Of zingeving en de vraag wat werkelijk bij je past.
En uiteindelijk ook over persoonlijk leiderschap: leren luisteren naar die informatie en ernaar durven handelen. Een eenvoudige oefening als mindful tekenen kan soms verrassend duidelijk laten zien hoe jij in het dagelijks leven met jezelf omgaat.
Drie andere manieren om mindful te tekenen
Je hoeft niet altijd vrij te tekenen. Probeer bijvoorbeeld eens:
1. Eén lijn
Zet je pen op het papier en probeer vijf minuten te tekenen zonder hem van het papier te halen. Volg rustig wat er ontstaat.
2. Herhalende vormen
Teken langzaam cirkels, blaadjes, golven, spiralen of andere eenvoudige vormen. Herhaling kan prettig zijn wanneer je hoofd erg actief is.
3. Tekenen in de natuur
Neem een klein schetsboek mee tijdens een wandeling. Ga ergens zitten en teken niet wat je denkt dat je ziet, maar kijk echt. Naar de vorm van een blad, de nerven, de stam van een boom of de beweging van gras.
Je hoeft geen natuurtekening te maken.
Het kijken is de oefening.
Hoe vaak moet je mindful tekenen?
Daar bestaat geen perfecte frequentie voor.
Tien minuten kan al genoeg zijn om even een ander tempo te ervaren. Misschien vind je het prettig om het dagelijks te doen. Misschien gebruik je het juist wanneer je merkt dat je hoofd erg vol zit.
Maak er vooral geen nieuwe verplichting van.
Het doel is niet:
Ik moet iedere dag mindful tekenen omdat dat goed voor mij is.
Het doel is eerder:
Wat zou mij op dit moment helpen om weer even bij mezelf te komen?
Soms is dat tekenen.
Een andere keer wandelen, bewegen, ademhalen, de natuur ingaan, muziek luisteren of gewoon even niets doen.
Herstel zit uiteindelijk niet in één perfecte techniek. Het zit in steeds beter leren herkennen wat jouw systeem nodig heeft en jezelf toestemming geven daarnaar te handelen.
Mindful tekenen bij stress of burn-out
Wanneer je langdurig gespannen, uitgeput of overprikkeld bent, kan mindful tekenen een fijne ondersteunende oefening zijn.
Maar een burn-out ontstaat meestal niet doordat iemand te weinig ontspanningsoefeningen doet.
Daaronder kunnen veel verschillende factoren liggen: langdurige belasting, perfectionisme, verantwoordelijkheidsgevoel, moeite met grenzen, onverwerkte emoties, gebeurtenissen uit het verleden, werkdruk, relaties, verlies van zingeving of jarenlang voorbijgaan aan je eigen behoeften.
Daarom kijk ik bij stress- en burn-outcoaching breder.
Niet alleen naar: hoe krijg ik mijn klachten zo snel mogelijk weg?
Maar ook naar:
Wat probeert mijn lichaam mij duidelijk te maken?
Welke patronen houden de spanning in stand?
Wat draag ik al te lang mee?
Waar ga ik steeds over mijn eigen grens?
En hoe wil ik mijn leven eigenlijk vormgeven als ik niet meer alleen vanuit moeten en volhouden leef?
Dat is de beweging van herstellen naar werkelijk veranderen.
Wil je meer rust ervaren?
Merk je dat je veel in je hoofd zit, moeilijk tot rust komt of steeds opnieuw over je eigen grenzen gaat?
Dan kan het waardevol zijn om niet alleen naar de klachten te kijken, maar naar het geheel.
In mijn coaching werken we fysiek, emotioneel en mentaal en kijken we waar passend ook naar zingeving, oude patronen en persoonlijk leiderschap. Niet volgens één vast protocol, maar vanuit wat jij nodig hebt om weer meer rust, energie en regie te ervaren.
De sessies vinden plaats in de natuur rondom Waalwijk of online.
Je kunt vrijblijvend kennismaken om samen te onderzoeken wat er speelt en welke begeleiding daarbij past.
