Efficiënt werken: we willen het allemaal wel, maar hoe doe je het? En waar haal je de tijd vandaan om het te leren, want je hebt al zo veel werk! Met deze 7 gouden tips leer je stap voor stap in korte tijd efficiënt werken zodat jij meer tijd hebt om te ontspannen en jouw stress de baas te blijven.

 

1. Ruim je tastbare en digitale werkplek op

Voor wie Marie Kondo nog niet kent: deze Japanse opruimgoeroe heeft niet alleen hele fijne tips voor een opgeruimd huis, maar kan jou ook helpen om van jouw werkplek een geordende ruimte te maken. Een fijne en geordende werkplek heeft namelijk een zeer positieve invloed op efficiënt werken. Volgens Marie Kondo moeten we visualiseren hoe ons ideale werkende leven eruit ziet. Door een opgeruimd bureau en computer, het opruimen van de hoeveelheid vergaderingen en onze tijd, ontdekken we ook wat wel of niet werkt, taken evalueren en concluderen waar we wel of niet blij van worden. Hoe je dat doet kun je lezen in het boek Opgeruimd op het werk van A.W. Bruna Uitgevers en in dit artikel van het AD.

Maak van je homeoffice een oase met de tips van opruimgoeroe Marie Kondo

2. Structureer je werkweek afgestemd op jouw eigen ritme

Zie structuur aanbrengen niet als een immens groot project waar je maanden voor nodig zal hebben. Je kunt vandaag al beginnen met een kleine stap.

1. Stel vast wanneer jij het meest productief bent

Wanneer ben jij het meest productiefst? Waar de één zich ´’s ochtends beter kan concentreren, raakt de ander juist ´’s avonds makkelijker in een flow. Plan de meest moeilijke en grote taken in op jouw piek performance momenten.

2. Maak een ideale dag, week, maand en jaarverdeling

In het boek Rust en regelmaat, wat je kunt leren van het leven in een klooster zeggen ze het zo: ´Een vaste dagindeling geeft meer zekerheid, maakt een betere planning mogelijk en bespaart tijd.´

Wat is jouw ideale ritme? Hoeveel uur wil je eigen werken? En lukt het om jouw werkzaamheden af te ronden in die tijd? En een nog spannendere vraag: hoeveel geld heb je eigenlijk per maand nodig en binnen hoeveel uur werken kun je dit bedrag bereiken? Wat ga je doen met de uren die je niet werkt? Voor ondernemers: wanneer heb jij jezelf voor het laatst deze vragen gesteld?

Hierbij nog meer inspiratie rondom structureren van jouw werkweek:

 

3. Plan alles, ook je pauzemomenten

Efficiënt werken is een kwestie van planning.

Maak tijdsblokken voor je werkzaamheden en doe hetzelfde voor je rustmomenten en privéactiviteiten. Maak bij het verlaten van je kantoor alvast een actielijst voor de volgende dag. Zorg voor een realistische planning met tijdsmarge en start met de haalbare doelen. Als je veel last hebt van stress, neem dan vaker pauze tussen de werkzaamheden door. Ons brein heeft rust en pauzes nodig om daarna extra goed te kunnen presteren.

Je kunt zo nu en dan een pauze nemen om ademhalingsoefeningen te doen, bijvoorbeeld. In mijn blog over Corona-tijd: 5 tips om er het beste van te maken, vind je een ademhalingsoefening die slechts 5 minuten duurt en vrij simpel is. Maar waarvan het rustgevende effect 6 uur aanhoudt.

Wees creatief. Werkoverleggen of calls met klanten kun je ook combineren met een wandeling. Zogenaamde weetings (a walking meeting) zijn steeds meer ingeburgerd en jouw cortisolniveau daalt meteen zodra je start met wandelen. En je krijgt ook weer andere gesprekken, het schept een band om samen te wandelen en je wordt er creatiever van. Als je de wandelingen doet op nuchtere maag, dan heb je éxtra energiewinst. Het lichaam heeft een systeem ontwikkeld dat het mogelijk maakt om met een lege maag toch nog te bewegen en daarbij je vetverbranding op peil te houden om ZELF energie te produceren. In een blog van Holistik lees je meer over de voordelen van nuchter bewegen.

Plan ook ruimte voor lummeltijd. In mijn blog over energiemanagement (de juiste balans vinden tussen inspanning en ontspanning) geef ik tips om te lummelen tijdens werktijd. Wat? Ja écht, ik raad het aan. Na lummeltijd is je focus namelijk veel groter en kun je binnen kortere tijd de werkzaamheden afronden waar je, zonder pauze te vieren, veel  langer over zou doen. Als je dit intrigerend vindt, of mij eigenlijk niet gelooft, dan raad ik je het boek van mijn trainer Iris Berger aan: Plan Flow, Organiseer Indianentijd. Een aanrader voor iedereen die graag een betere werk- privébalans zou willen hebben.

 

4. Prioriteer op basis van urgentie en belang

Begin eerst met het belangrijkste werk, zo haal je altijd je deadlines. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

Een fijne timemanagement methode is het Eisenhower model. Je kunt dit model gebruiken om beter inzicht te krijgen wat voor jou wel of niet belangrijk of urgent is, met als gevolg: efficiënt werken.

werk slimmer organiseren

Doen: oplossen van een crisis, medische noodtoestand, deadlines en dringende problemen

Plan: voorbereidingen, persoonlijke groei, work-outs, sociaal engagement

Delegeer (waar mogelijk): crisis van anderen, onnodige onderbrekingen, sommige vergaderingen, overbodige rapportafes, administratie, huishouden

Dump: trivia, spam, andere meldingen, opvul- en vluchtactiviteiten

 

5. Laat los waar jij geen controle over hebt

Een felle reactie van je manager. Klanten die moeilijk doen over een factuur of niet betalen. Uitblijvende business vanwege corona. Een collega die niet vooruit te branden is. Ruzie thuis of problemen in het gezin of de familie.

De wereld, zorgen over de toekomst, gedrag van anderen: het zijn allemaal zaken waar jij je emotioneel bij betrokken voelt maar waar je geen directe invloed op hebt. En het heeft allemaal effect op je humeur en op je productiviteit. En onbewust besteed je er veel energie aan, negatieve energie. Het maakt je moe en geeft stress, omdat je er geen controle over hebt. Daarom is het effectiever om je te richten op dat waar jij wel invloed op hebt: jouw gedachtes, gedrag en reacties.

 

Cirkel van invloed en betrokkenheid

 

 

Waarop heb jij op dit moment invloed? En waarop niet?

Maak een lijst van zaken waar jij geen invloed op hebt en probeer dat los te laten. Zet er een andere activiteit voor in de plaats waar je wel mee aan de slag kunt. En focus je constant op de werkzaamheden en zaken waar jij wel invloed op hebt. Maak daar een gewoonte van. Dan krijg je meer gedaan dan dat je je constant zorgen blijft maken over zaken die buiten jouw controle liggen.

 

6. Efficiënt werken: delegeer!

Delegeren kun je leren, is een veelgehoorde kantoorspreuk. En het klopt ook. Alleen moet je wel even weten hoe. Ook is het belangrijk om na te denken of je in de positie bent om te delegeren. Als manager ben je in die positie. Ben je een (kersverse) ondernemer of professional als onderdeel van een team, dan kost delegeren wat meer organiseerwerk.

Tips om te delegeren:

  • Maak een lijst met delegeerbare taken met daarbij de meest geschikte persoon om de klus te klaren. Heb je niet meteen een geschikte persoon in gedachten? Raadpleeg dan je netwerk, je kunt bijvoorbeeld een oproep plaatsen via LinkedIn.
  • Leg alle details die nodig zijn om de taak goed uit te voeren vast. Zo voorkom je dat je gestoord wordt door de persoon die jouw taken overneemt.
  • Geef de persoon aan wie je delegeert alle benodigde bevoegdheden – ook technisch, qua logins en dergelijke.

De beroepsgroep van Virtual Assistants is wereldwijd erg in opkomst, en dat maakt efficiënt werken supermakkelijk. Als je tenminste durft te delegeren aan een virtuele assistent, een persoonlijke assistent die jou virtueel taken uit handen neemt waar jij geen tijd voor hebt. Hoeveel is jouw tijd je waard? Reken het uit en vind iemand met wie het klikt.
Neem voor inspiratie een kijkje op Vlotte Tantes , Virtual Efficiency om een idee te krijgen van hoe dit werkt en wat de tarieven zijn.

virtual assistant

7. Durf om hulp te vragen

Vaak lijden we in stilte aan onze problemen, bang dat anderen ons veroordelen en zwak vinden. Maar als je een buurman, je collega, een andere ondernemer familielid of vriendin vraagt om hulp, dan helpt iedereen ontzettend graag. Om hulp vragen, het is een kwestie van lef.

Tips om vaker om hulp te vragen:

  • Toegeven dat hulp nodig is, is een teken van kracht. Je durft namelijk toe te geven dat je er zelf niet uitkomt en dat je een probleem hebt. Als het je dan ook nog lukt om je trots en angst opzij te schuiven door om hulp te vragen, dan ben je een superkrachtige professional.
  • Je draagt bij aan iemands geluksgevoel door om hulp te vragen. Ap Dijksterhuis, hoogleraar Psychologie aan de Radboud Universiteit en schrijver van het boek Op naar geluk, zegt: ‘De effectiefste manier om gelukkig te worden, is door te proberen anderen gelukkig te maken’. Volgens Dijksterhuis heeft hulp bieden of iets geven aan een ander een sterk effect op het eigen geluksgevoel. Hoe hij dit onderzocht kun je lezen in dit artikel van de Radboud Universiteit.
    En waarom denk je trouwens dat de hashtag #dtf (durf te vragen) op Twitter zo populair geworden? Iedereen wordt er blij van om een ander te helpen.

 

Goed zorgen voor jezelf: een investering die goud waard is

Hopelijk heb ik je verder geholpen met dit artikel over efficiënt werken.

Jezelf beter organiseren op je werk, is een grote stap naar meer vrije tijd, rust en uiteindelijk ook geluk. Wat je gaat merken, is dat je dagen gaan over wat écht belangrijk voor jou is. Dat betekent dat jij steeds meer autonomie krijgt, oftewel: steeds meer aan het roer staat van jouw eigen leven.

Een andere manier om goed voor jezelf te zorgen is door jezelf een coach te gunnen die je kan helpen om meer vitaler in het leven te staan. Ook als je geen burn-out hebt of stress, dan kan een coach je helpen om op alle gebieden van jouw leven de juiste mindset te hebben en deze slim in te richten, dichtbij jezelf en jouw dromen.

Woon je in de buurt van Waalwijk en zoek je nog een coach? Neem dan contact met mij op, dan plannen we een wandeling in voor kennismaking (hier kun je meer lezen over coachingssessies met mij in de prachtige natuur van Waalwijk!). Woon je niet in de buurt van Waalwijk en zou je graag digitaal gecoacht willen worden? Ik coach sinds kort ook digitaal. Ook geef ik coachings In Company, en ben ook beschikbaar als spreker voor Energytalsk of Motivational Speaches.

Liefs,

Linda

 

 

Leefstijl Selfcare Vitaliteit Waalwijk

Wil jij op de hoogte gehouden worden van de nieuwste blogs?

 Je kunt je hier inschrijven en dan ontvang je de informatie voortaan in je mailbox.

 

Je bent succesvol ingeschreven en ontvangt de nieuwste blogs. Het is belangrijk dat je via de e-mail nog akkoord geeft. Later kan je je ieder moment uitschrijven.