Efficiënt werken: we willen het allemaal wel, maar hoe doe je het? En waar haal je de tijd vandaan om het te leren, want je hebt al zo veel werk! Met deze 7 gouden tips leer je stap voor stap in korte tijd efficiënt werken zodat jij meer tijd hebt om te ontspannen en jouw stress de baas te blijven.

 

1. Ruim je tastbare en digitale werkplek op

Voor wie Marie Kondo nog niet kent: deze Japanse opruimgoeroe heeft niet alleen hele fijne tips voor een opgeruimd huis, maar kan jou ook helpen om van jouw werkplek een geordende ruimte te maken. Een fijne en geordende werkplek heeft namelijk een zeer positieve invloed op efficiënt werken. Volgens Marie Kondo moeten we visualiseren hoe ons ideale werkende leven eruit ziet. Door een opgeruimd bureau en computer, het opruimen van de hoeveelheid vergaderingen en onze tijd, ontdekken we ook wat wel of niet werkt, taken evalueren en concluderen waar we wel of niet blij van worden. Hoe je dat doet kun je lezen in het boek Opgeruimd op het werk van A.W. Bruna Uitgevers en in dit artikel van het AD.

Efficiënt werken

Maak van je homeoffice een oase met de tips van opruimgoeroe Marie Kondo

2. Structureer je werkweek afgestemd op jouw eigen ritme

Zie structuur aanbrengen niet als een immens groot project waar je maanden voor nodig zal hebben. Je kunt vandaag al beginnen met een kleine stap.

1. Stel vast wanneer jij het meest productief bent

Wanneer ben jij het meest productiefst? Waar de één zich ´’s ochtends beter kan concentreren, raakt de ander juist ´’s avonds makkelijker in een flow. Plan de meest moeilijke en grote taken in op jouw piek performance momenten.

2. Maak een ideale dag, week, maand en jaarverdeling

In het boek Rust en regelmaat, wat je kunt leren van het leven in een klooster zeggen ze het zo: ´Een vaste dagindeling geeft meer zekerheid, maakt een betere planning mogelijk en bespaart tijd.´

Wat is jouw ideale ritme? Hoeveel uur wil je eigen werken? En lukt het om jouw werkzaamheden af te ronden in die tijd? En een nog spannendere vraag: hoeveel geld heb je eigenlijk per maand nodig en binnen hoeveel uur werken kun je dit bedrag bereiken? Wat ga je doen met de uren die je niet werkt? Voor ondernemers: wanneer heb jij jezelf voor het laatst deze vragen gesteld?

Hierbij nog meer inspiratie rondom structureren van jouw werkweek:

 

3. Plan alles, ook je pauzemomenten

Efficiënt werken is een kwestie van planning.

Maak tijdsblokken voor je werkzaamheden en doe hetzelfde voor je rustmomenten en privéactiviteiten. Maak bij het verlaten van je kantoor alvast een actielijst voor de volgende dag. Zorg voor een realistische planning met tijdsmarge en start met de haalbare doelen. Als je veel last hebt van stress, neem dan vaker pauze tussen de werkzaamheden door. Ons brein heeft rust en pauzes nodig om daarna extra goed te kunnen presteren.

Je kunt zo nu en dan een pauze nemen om ademhalingsoefeningen te doen, bijvoorbeeld. In mijn blog over Corona-tijd: 5 tips om er het beste van te maken, vind je een ademhalingsoefening die slechts 5 minuten duurt en vrij simpel is. Maar waarvan het rustgevende effect 6 uur aanhoudt.

Wees creatief. Werkoverleggen of calls met klanten kun je ook combineren met een wandeling. Zogenaamde weetings (a walking meeting) zijn steeds meer ingeburgerd en jouw cortisolniveau daalt meteen zodra je start met wandelen. En je krijgt ook weer andere gesprekken, het schept een band om samen te wandelen en je wordt er creatiever van. Als je de wandelingen doet op nuchtere maag, dan heb je éxtra energiewinst. Het lichaam heeft een systeem ontwikkeld dat het mogelijk maakt om met een lege maag toch nog te bewegen en daarbij je vetverbranding op peil te houden om ZELF energie te produceren. In een blog van Holistik lees je meer over de voordelen van nuchter bewegen.

Plan ook ruimte voor lummeltijd. In mijn blog over energiemanagement (de juiste balans vinden tussen inspanning en ontspanning) geef ik tips om te lummelen tijdens werktijd. Wat? Ja écht, ik raad het aan. Na lummeltijd is je focus namelijk veel groter en kun je binnen kortere tijd de werkzaamheden afronden waar je, zonder pauze te vieren, veel  langer over zou doen. Als je dit intrigerend vindt, of mij eigenlijk niet gelooft, dan raad ik je het boek van mijn trainer Iris Berger aan: Plan Flow, Organiseer Indianentijd. Een aanrader voor iedereen die graag een betere werk- privébalans zou willen hebben.

Neem contact op met ons op voor een adviesgesprek

Als ervaren stress- en burn-out coaches begeleiden wij al vele jaren succesvol veel mensen op het gebied van stress, burn-out, persoonlijke ontwikkeling, trauma, vitaliteit of andere vraagstukken. Daarnaast geven we trainingen zoals werkdruk en stress, gezonde voeding of energiemanagement.

Neem gerust contact met ons op
- plan meteen een kennismaking of intake in: de agenda
- per email: linda@lindahoogendoorn.nl
- whatsapp of bel: 06-29581081

4. Prioriteer op basis van urgentie en belang

Begin eerst met het belangrijkste werk, zo haal je altijd je deadlines. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

Een fijne timemanagement methode is het Eisenhower model. Je kunt dit model gebruiken om beter inzicht te krijgen wat voor jou wel of niet belangrijk of urgent is, met als gevolg: efficiënt werken.

Efficiënt werken

Doen: oplossen van een crisis, medische noodtoestand, deadlines en dringende problemen

Plan: voorbereidingen, persoonlijke groei, work-outs, sociaal engagement

Delegeer (waar mogelijk): crisis van anderen, onnodige onderbrekingen, sommige vergaderingen, overbodige rapportafes, administratie, huishouden

Dump: trivia, spam, andere meldingen, opvul- en vluchtactiviteiten

 

5. Laat los waar jij geen controle over hebt

Een felle reactie van je manager. Klanten die moeilijk doen over een factuur of niet betalen. Uitblijvende business vanwege corona. Een collega die niet vooruit te branden is. Ruzie thuis of problemen in het gezin of de familie.

De wereld, zorgen over de toekomst, gedrag van anderen: het zijn allemaal zaken waar jij je emotioneel bij betrokken voelt maar waar je geen directe invloed op hebt. En het heeft allemaal effect op je humeur en op je productiviteit. En onbewust besteed je er veel energie aan, negatieve energie. Het maakt je moe en geeft stress, omdat je er geen controle over hebt. Daarom is het effectiever om je te richten op dat waar jij wel invloed op hebt: jouw gedachtes, gedrag en reacties.

 

Cirkel van invloed en betrokkenheid

 

 

Waarop heb jij op dit moment invloed? En waarop niet?

Maak een lijst van zaken waar jij geen invloed op hebt en probeer dat los te laten. Zet er een andere activiteit voor in de plaats waar je wel mee aan de slag kunt. En focus je constant op de werkzaamheden en zaken waar jij wel invloed op hebt. Maak daar een gewoonte van. Dan krijg je meer gedaan dan dat je je constant zorgen blijft maken over zaken die buiten jouw controle liggen.

 

6. Efficiënt werken: delegeer!

Delegeren kun je leren, is een veelgehoorde kantoorspreuk. En het klopt ook. Alleen moet je wel even weten hoe. Ook is het belangrijk om na te denken of je in de positie bent om te delegeren. Als manager ben je in die positie. Ben je een (kersverse) ondernemer of professional als onderdeel van een team, dan kost delegeren wat meer organiseerwerk.

Tips om te delegeren:

  • Maak een lijst met delegeerbare taken met daarbij de meest geschikte persoon om de klus te klaren. Heb je niet meteen een geschikte persoon in gedachten? Raadpleeg dan je netwerk, je kunt bijvoorbeeld een oproep plaatsen via LinkedIn.
  • Leg alle details die nodig zijn om de taak goed uit te voeren vast. Zo voorkom je dat je gestoord wordt door de persoon die jouw taken overneemt.
  • Geef de persoon aan wie je delegeert alle benodigde bevoegdheden – ook technisch, qua logins en dergelijke.

De beroepsgroep van Virtual Assistants is wereldwijd erg in opkomst, en dat maakt efficiënt werken supermakkelijk. Als je tenminste durft te delegeren aan een virtuele assistent, een persoonlijke assistent die jou virtueel taken uit handen neemt waar jij geen tijd voor hebt. Hoeveel is jouw tijd je waard? Reken het uit en vind iemand met wie het klikt.
Neem voor inspiratie een kijkje op Vlotte Tantes , Virtual Efficiency om een idee te krijgen van hoe dit werkt en wat de tarieven zijn.

virtual assistant

7. Durf om hulp te vragen

Vaak lijden we in stilte aan onze problemen, bang dat anderen ons veroordelen en zwak vinden. Maar als je een buurman, je collega, een andere ondernemer familielid of vriendin vraagt om hulp, dan helpt iedereen ontzettend graag. Om hulp vragen, het is een kwestie van lef.

Tips om vaker om hulp te vragen:

  • Toegeven dat hulp nodig is, is een teken van kracht. Je durft namelijk toe te geven dat je er zelf niet uitkomt en dat je een probleem hebt. Als het je dan ook nog lukt om je trots en angst opzij te schuiven door om hulp te vragen, dan ben je een superkrachtige professional.
  • Je draagt bij aan iemands geluksgevoel door om hulp te vragen. Ap Dijksterhuis, hoogleraar Psychologie aan de Radboud Universiteit en schrijver van het boek Op naar geluk, zegt: ‘De effectiefste manier om gelukkig te worden, is door te proberen anderen gelukkig te maken’. Volgens Dijksterhuis heeft hulp bieden of iets geven aan een ander een sterk effect op het eigen geluksgevoel. Hoe hij dit onderzocht kun je lezen in dit artikel van de Radboud Universiteit.
    En waarom denk je trouwens dat de hashtag #dtf (durf te vragen) op Twitter zo populair geworden? Iedereen wordt er blij van om een ander te helpen.

 

Goed zorgen voor jezelf: een investering die goud waard is

Hopelijk heb ik je verder geholpen met dit artikel over efficiënt werken.

Jezelf beter organiseren op je werk, is een grote stap naar meer vrije tijd, rust en uiteindelijk ook geluk. Wat je gaat merken, is dat je dagen gaan over wat écht belangrijk voor jou is. Dat betekent dat jij steeds meer autonomie krijgt, oftewel: steeds meer aan het roer staat van jouw eigen leven.

Een andere manier om goed voor jezelf te zorgen is door jezelf een coach te gunnen die je kan helpen om meer vitaler in het leven te staan. Ook als je geen burn-out hebt of stress, dan kan een coach je helpen om op alle gebieden van jouw leven de juiste mindset te hebben en deze slim in te richten, dichtbij jezelf en jouw dromen.

 

Efficiënt werken

We vinden het leuk om met je in contact te komen!

Als de agenda op korte termijn geen ruimte heeft, bericht ons gerust. Zeker voor intakes en kennismakingen plannen we ruimte in omdat we van mening ben dat je met stress- en burn-out klachten snel geholpen wilt worden. Natuurlijk ben je ook welkom ook voor leefstijl- of vitaliteitsvraagstukken. Of voor informatie over trainingen en workshops!

Je kunt meteen inplannen in de agenda.
Of vul onderstaand contactformulier in, mail op linda@lindahoogendoorn.nl.
WhatsApp op (06) 29 58 10 81.
Telefonisch zijn we moeilijk bereikbaar ivm workshops en coachsessies, dus laat een bericht of appje achter.

Spreekt onze manier van begeleiden je wel aan maar woon je niet in de buurt en wil je begeleiding in de natuur. Neem ook dan contact met ons op voor het vinden van een passende match voor jou. We helpen je om de juiste coach of therapeut te vinden binnen ons netwerk en team én begeleiden de communicatie richting werkgever of bedrijfsarts als dat nodig is.

Meer zelfvertrouwen door praktische oefeningen

In deze blog deel ik een aantal praktische oefeningen met je over hoe je meer zelfvertrouwen kunt krijgen. Na het lezen van de blog kun je hier meteen mee aan de slag. De oefeningen zijn makkelijk uit te voeren en heel effectief. Ervaar jij dat je soms een gebrek aan...

Energie-management is het nieuwe tijdmanagement

Energiemanagement is de laatste jaren steeds populairder aan het worden. "Manage your energy, not your time" is het motto. Als je energie hoog is krijg je namelijk meer gedaan. En als je energie laag is, dan komt er niks uit je handen, hoe goed je je tijd ook probeert...

Een gezonde leefstijl om beter met stress om te kunnen gaan

Een gezonde leefstijl hebben gaat je zéker helpen om beter met stress om te kunnen gaan. Goed en genoeg slapen, gezonde voeding, veel beweging, ontspanning en een goede mindset zijn een belangrijke basis. Helaas hebben veel mensen niet echt een gezonde leefstijl. Dit...

Stevig staan in plaats van meebewegen

Wil jij stevig leren staan, vanuit zelfvertrouwen communiceren en handelen vanuit wat voor jou belangrijk is? Vind je het moeilijk om je ruimte in te nemen en pas je je steeds aan? Cijfer je jezelf net wat te vaak weg? Pas je je aan om de vrede te bewaren? Of ga je...

Trots op jezelf zijn, gewoon, omdat dat mag!

Trots op jezelf zijn wordt makkelijk geassocieerd met arrogant zijn, naast je schoenen lopen of over het paard getild zijn. "Zo, die .. vindt zichzelf nogal wat" hoor ik dan zeggen. Interessant is dat, wanneer iemand meer eigenwaarde ontwikkelt of je steekt met je...

Veerkrachtiger worden, hoe doe je dat?

Veerkrachtiger worden kan je helpen om beter met de moeilijke dingen in het leven om te gaan. Je kunt de klappen van het leven beter opvangen en veert weer terug omhoog. Je herstelt sneller dan iemand die niet zo veerkrachtig is. Veerkrachtiger worden werkt door op...

De reis van hoofd naar hart

Jaren geleden zat ik helemaal vast in mijn hoofd. Ik deed alles vanuit mijn hoofd, vanuit mijn denken. Piekeren, malen, alle mogelijke scenario's doorredeneren, dat was heel normaal voor mij. Ik was mij niet bewust dat er een andere manier is. Mijn hoofd was mijn...

‘Een burn-out is confronterend, maar heeft mij positief veranderd’

Rick van Gils was op een avond in de werkplaats van zijn bedrijf van Gils Haardhout in Helmond aan het werk, toen het ineens zwart voor zijn ogen werd. En toen raakte de energieke vader van 2 jonge kinderen, die zich in tien jaar tijd nog nooit ziek had gemeld, in een...

Door het coachingstraject met Linda kan ik eindelijk weer zeggen: ‘het gaat goed met mij’!

Sharon helpt met haar bedrijf en winkel alle vrouwen met een grote cup maat aan de perfect passende bh of bikini en daarmee zelfvertrouwen. Toen haar bedrijf tijdens de coronacrisis hard werd geraakt, belandde ze zelf in een burn-out. In dit blog vertelt Sharon hoe ze...

Meer rust: de kracht van water en waarom dit jou kan helpen

Je verwacht het misschien niet, maar water kan je helpen om meer rust te ervaren in je leven. We bestaan immers voor 70% uit water. Onder invloed van de maan ontstaat er eb en vloed, de getijden. De maan heeft ook invloed op ons lichaam. Maar er is meer te vertellen...
Hoe kan ik je helpen?

Wil jij de 12 beste tips ontvangen voor een stressvrij en vitaal leven? En vind je het leuk af en toe een nieuwsbrief of nieuwe blog te ontvangen?

Download hier gratis de 12 beste tips voor een stressvrij en vitaal leven!

Je ontvangt naast de tips meteen praktische handvaten hoe je ze toe kunt passen.

 

Je ontvangt de tips in je mailbox. Het is belangrijk dat je via de e-mail nog akkoord geeft. Later kan je je ieder moment uitschrijven.